APRESENTAÇÕES - AUDIOVISUAIS
Siamar
Esta � a parte 6/6 destas dicas.
Este material cont�m orienta��es e sugest�es para a utiliza��o de v�deos em treinamento e apresenta��es. Inclui um check list bastante abrangente. Ele foi desenvolvido pela Siamar Treinamento e desenvolvimento.
O trabalho de um l�der de reuni�es tem alguma semelhan�a com o de um vendedor, embora seja bem mais complexo. O maior problema � que ele precisa fazer uma venda coletiva: vender simultaneamente a diversas pessoas que t�m muitos fatores, como conhecimento, interesses, n�veis de motiva��o e outros, bastante diversificados, umas das outras. Al�m disso, sua mercadoria � bem diferente: em lugar de vender produtos ou servi�os palp�veis, ou ao menos vis�veis, ele vende id�ias...
O TRABALHO A SER FEITO
Primeiramente, ele precisa vender � sua audi�ncia, ou seja, a cada um de seus membros, a id�ia da import�ncia da reuni�o.
Segundo, ele precisa convencer os participantes de que o material que ir� apresentar possui um valor pr�tico genu�no.
Terceiro, ele precisa faz�-los pensar profundamente sobre o material, analis�-lo a s�rio. Esta n�o � uma tarefa f�cil (caso contr�rio, em lugar de fazer a reuni�o, poderia enviar o material por escrito).
Quarto, analisando o material, ele dever� ampli�-lo e aprofund�-lo dentro do contexto real da vida dos participantes, atrav�s da participa��o ativa de todos, trocando id�ias e experi�ncias.
Quinto, ele dever� encoraj�-los a desenvolverem maneiras de utilizarem o material da melhor forma poss�vel.
Sexto, o l�der dever� promover o entusiasmo do grupo. Isso � inerente � lideran�a, n�o dependendo da tarefa a ser executada. Quanto mais entusiasmo o l�der conseguir gerar, e quanto mais tempo este perdurar, maior ser� a efic�cia da reuni�o.
Resumindo, n�o � f�cil liderar uma reuni�o eficaz. � um trabalho complexo, cheio de responsabilidades, mas muito gratificante para aqueles que realmente se empenharem em faz�-lo bem feito.
Mas como um l�der consegue cumprir estes objetivos?
� neste momento que a miss�o se torna perigosa. Face � import�ncia da miss�o, h� um grande risco de o l�der assumir a posi��o de show-man, dando prioridade maior ao sucesso do seu espet�culo do que ao aproveitamento dos participantes. Isso pode ser fatal.
N�O MONOPOLIZE A REUNI�O
O l�der lidera, n�o monopoliza. Em lugar de impor exclusivamente suas id�ias, ele procura trazer � luz as id�ias dos participantes. De certa forma, ele age como um entrevistador, procurando extrair o melhor, o mais interessante e mais valioso dos participantes.
- Desenvolva um plano
Para fazer tudo isso, � preciso ter um plano detalhado, feito com a aten��o e o cuidado necess�rios. Em primeiro lugar, � preciso conhecer o assunto do qual ir� tratar.
O l�der ter� de estar bem informado. Dever� ter assistido ao filme/v�deo ao menos uma vez, e lido todo o material de apoio, quando houver. Estar� bem familiarizado com o assunto.
O l�der ter� uma id�ia geral das perguntas e obje��es que ir� encontrar pelo caminho. E dever� ter esbo�ado respostas para todas elas. Ele sabe que sempre h� os participantes que se divertem em �roubar o espet�culo�, ainda que por puro esporte. Ele precisa estar preparado para impedir que isso aconte�a, mostrando que nem vale a pena tentar.
Tamb�m dever� ter um plano, uma seq��ncia de eventos programada, para a reuni�o. Precisar� ter feito estimativas de tempo para cada atividade, uma prioriza��o das diversas atividades (para o caso de ter de eliminar uma ou outra por falta de tempo), e tamb�m alguns itens opcionais, caso haja tempo e interesse para se aprofundar em alguns aspectos. Este plano dever� ajud�-lo a impedir que a reuni�o saia do rumo, o que levaria a n�o cumprir os objetivos previstos.
O objetivo desse plano � um s�: tirar o m�ximo de proveito daquela reuni�o. O plano foi elaborado levando-se em considera��o todos os fatores que poderiam prejudicar o bom andamento dos trabalhos, e precavendo-se contra eles.
- Lembre-se de que os participantes vieram para participar
� importante contar com um bom estoque de perguntas que possam fomentar a participa��o, o pensamento e a troca de id�ias sobre o assunto.
Um modo simples de se obter a participa��o � dirigir as perguntas a pessoas espec�ficas. Raramente perguntas gen�ricas dirigidas ao grupo inteiro resultam em participa��o. Se, mesmo assim, tiver dificuldade em obter rea��es do grupo, pe�a para que cada um troque id�ias sobre suas respostas com o(s) vizinho(s), antes de compartilh�-la com o grupo.
O uso de exerc�cios, question�rios e trabalhos em grupo tamb�m fomenta a participa��o. Uma coisa � se ver o l�der dizendo ou fazendo, outro � tentar p�r em pr�tica o que aprendeu, para ver se consegue, e se funciona.
Quanto mais os participantes tiverem de fazer pelo sucesso da reuni�o, mais respons�veis eles se sentir�o, e mais ir�o se esfor�ar. O l�der n�o deve tentar fazer tudo sozinho.
- Fa�a tudo com simplicidade
O formalismo muitas vezes bloqueia a participa��o. Sendo assim, � melhor fazer uma reuni�o informal. Entretanto informal quer dizer num clima livre e descontra�do, onde todos possam expressar suas id�ias e ouvir as dos outros. Mas informal n�o quer dizer descuidada ou improvisada. O papel do l�der � garantir que cada um tenha o direto de se expressar, contando com a aten��o dos demais, bem como manter o rumo para atingir os objetivos.
- Um lembrete final...
Ao conduzir uma reuni�o usando um filme/v�deo, lembre-se do seguinte:
1. Esteja bem informado. Assista ao filme com anteced�ncia, se poss�vel mais de uma vez. Conhe�a bem o material de apoio, se houver.
2. Seja organizado. Tenha um plano bem estruturado, levando em conta todos os detalhes.
3. Comece bem. Procure agir com naturalidade, mas mantenha o controle da situa��o. Com suas palavras iniciais, procure estabelecer o clima da reuni�o.
4. N�o monopolize a reuni�o. Enfatize a participa��o de todos.
5. Mostre seu entusiasmo pelo tema, e procure contagiar os participantes com ele.
6. Encerre a reuni�o com uma mensagem positiva e marcante.
Comece a reuni�o com algo que atraia a aten��o de todos. Para isso, voc� conta com um filme/v�deo muito interessante. Voc� tem tudo para envolver seus participantes com o tema.
Voc� n�o pode errar!
VERIFICA��ES A FAZER ANTES DA REUNI�O
1. A SALA
- A sala est� limpa e arrumada?
- H� p� sobre as cadeiras e mesas?
- O n�mero de lugares � suficiente para todos os participantes?
- H� lugares designados para cada um, ou eles poder�o se sentar onde quiserem?
- A temperatura � adequada? Se for ser utilizado, o sistema de ar condicionado ou ventila��o funciona adequadamente? Produz ru�do excessivo? Lembre-se de que a presen�a de muitas pessoas aumenta a temperatura ambiente.
- Se for permitido fumar, h� cinzeiros suficientes?
- Haver� a ala de fumantes e a de n�o-fumantes?
- A ilumina��o � adequada?
2. OS SERVI�OS
- O caf� e a �gua ser�o servidos na pr�pria sala ou em outro local?
- Se a �gua for servida na sala, h� copos suficientes?
- Confirme se o caf� ser� servido no hor�rio estabelecido.
- Se for o caso, combine com o pessoal da limpeza para esvaziar cinzeiros e fazer uma limpeza r�pida durante o(s) intervalo(s).
Confirme com o pessoal respons�vel os hor�rios das refei��es.
3. O MATERIAL PARA A APRESENTA��O
Fa�a uma verifica��o geral quanto ao material que ir� utilizar:
Lousa ou quadro-branco, giz ou pinc�is hidrogr�ficos
Filmes ou v�deos que ser�o apresentados
Guia do Instrutor dos filmes ou v�deos (se houver)
Transpar�ncias
Quadros demonstrativos, cartazes etc.
Flip-charts prontos e/ou folhas em branco e pinc�is hidrogr�ficos
Todo o material est� arrumado de forma adequada?
Se for usar microfone, conv�m fazer um teste pr�vio.
4. O MATERIAL PARA DISTRIBUI��O
Verifique se disp�e dos materiais em quantidade suficiente:
L�pis ou canetas
Papel para anota��es
Cart�es-lembrete (se houver)
Handouts, exerc�cios, apostilas etc.
Instru��es para simula��o role-play (dramatiza��es), se houver
Outros materiais
5. OS PARTICIPANTES
� Todos os participantes receberam os convites e foram informados sobre o hor�rio e o local?
� Os participantes j� se conhecem, ou conv�m preparar crach�s de mesa e/ou de lapela?
� Os participantes j� conhecem as �regras do jogo�, ou conv�m inform�-los sobre como ser� a sua reuni�o?
� Voc� providenciou para que a reuni�o n�o seja continuamente interrompida com recados, telefonemas e/ou visitantes para os participantes?
� Caso os participantes n�o conhe�am o local, voc� se familiarizou com a localiza��o dos sanit�rios e das sa�das de emerg�ncia, para poder inform�-los, logo no in�cio?
6. O(S) APRESENTADOR(ES)
� Voc� sabe exatamente o que ir� dizer e quando?
� J� criou algo interessante e animador para come�ar a reuni�o?
� Se houver mais de um apresentador, cada um sabe qual o seu papel em cada momento?
� J� assistiu ao filme/v�deo, ao menos uma vez, e estudou cuidadosamente o seu conte�do? Leu o Guia do Instrutor (se houver)? Procurou relacionar os conceitos do filme/v�deo com a problem�tica espec�fica da organiza��o ou dos participantes?
7. O(S) OBJETIVO(S)
� Foram estabelecidos objetivos a serem alcan�ados em fun��o dos ensinamentos ou id�ias contidos no filme/v�deo?
� Foi estabelecido uma data para o cumprimento desses objetivos?
A DISPOSI��O DA SALA DE REUNI�O
Parte do sucesso da reuni�o depender� do arranjo f�sico das cadeiras, mesas e equipamentos. Segue uma r�pida descri��o das formas mais comuns.
TEATRO
A disposi��o tipo teatro permite acomodar um grande n�mero de pessoas num espa�o limitado, sendo esta talvez a �nica vantagem. Este arranjo � usado quando n�o se espera uma participa��o freq�ente da audi�ncia. Uma varia��o deste arranjo � colocar-se as fileiras ligeiramente viradas para o centro, formando uma �espinha de peixe�.
EM �V�
Este arranjo facilita muito a intera��o do grupo, permitindo que cada participante se comunique com os demais. O problema � que ocupa comparativamente muito espa�o para um grupo pouco numeroso.
EM �U�
Este arranjo permite uma utiliza��o mais racional do espa�o em rela��o ao anterior, mas exige que os participantes das laterais tenham de se virar para assistir ao filme. Sua grande vantagem � que cada participante pode ver os demais, facilitando a intera��o e o debate.
EM C�RCULO, ou MESA REDONDA
Com um n�mero pequeno de participantes, estes � o melhor arranjo para debates. Al�m de colocar o l�der da reuni�o em posi��o de igualdade com os participantes, permite a m�xima intera��o dentro do grupo. Durante a exibi��o do v�deo, entretanto, quase metade dos participantes ter� de se deslocar para que todos possam ver. N�o � aconselh�vel, quando o l�der tiver de recorrer freq�entemente � lousa, ao flipchart, ou � proje��o de transpar�ncias.
A EXIBI��O
Planejar uma exibi��o impec�vel � t�o importante quanto o planejamento da reuni�o como um todo. As sugest�es a seguir poder�o poup�-lo de problemas com a exibi��o.
a. Em primeiro lugar, procure se familiarizar com o equipamento, se for oper�-lo. Se dispuser de tempo, conhe�a tamb�m os comandos/controles que n�o ir� utilizar, para saber em caso de acionar um deles inadvertidamente.
b. Verifique se a voltagem local (110 ou 220 volts) � compat�vel com o equipamento. CUIDADO: Muitos aparelhos de ar condicionado utilizam 220 volts, apesar de as demais tomadas serem de 110 volts. Uma liga��o errada pode p�r fora de a��o ou mesmo inutilizar o equipamento. Vale a pena lembrar que alguns aparelhos t�m sele��o autom�tica de voltagem. Isso � indicado na plaqueta de identifica��o. Por exemplo, usando a nota��o adotada pela JVC, podemos ter:
- 110-220 V - funciona em 110 ou 220 volts, conforme a chave seletora
- 110-240 V - funciona em qualquer voltagem entre 110 e 240 volts, ajustando-se automaticamente.
Em caso de d�vida, consulte sempre o manual do fabricante.
c. Teste o equipamento (v�deo + TV) com uma fita qualquer. Ajuste a sintonia, em caso de liga��o via cabo RF (veja mais adiante), e verifique todas as liga��es quanto a conectores frouxos ou com mau contato. Deixe o equipamento funcionando por, no m�nimo, 10 minutos (alguns defeitos s� aparecem quando o aparelho come�a a esquentar). Depois teste a fita que ir� utilizar na reuni�o, para verificar/ ajustar a compatibilidade do sistema de cores e o tracking (rastreamento). Se houver fios que precisem passar entre os participantes, cubra-os com fita crepe larga, para que ningu�m tropece neles. Se poss�vel, prenda-os junto ao rodap� da sala, para que n�o fiquem no meio do caminho.
d. Tamanho da tela - Deixe a fita rodando e circule pela sala, passeando pelos diversos lugares que ser�o ocupados pelos participantes. Verifique se o tamanho da tela do televisor � suficientemente grande para que mesmo os mais distantes tenham uma boa vis�o. Se a dist�ncia for grande, e n�o puder obter um televisor maior, considere a possibilidade de usar dois ou tr�s aparelhos pequenos estrategicamente distribu�dos pela sala, para que todos possam ver bem. Verifique se alguns participantes poder�o ter problemas para ver devido a pessoas sentadas na frente, m�veis ou colunas. Se for o caso, arranje uma mesa mais alta, para que o aparelho fique numa posi��o elevada. N�O SE ESQUE�A DE REBOBINAR A FITA AP�S O TESTE!!!
e. Volume de som - Lembre-se de que uma sala cheia de gente exige um volume de som mais alto do que uma vazia. Se a dist�ncia entre os participantes no fundo da sala e os mais pr�ximos da TV for grande, o som poder� ter de ficar alto demais para alguns, para que todos possam ouvir. Se for este o caso, e estiver usando um s� televisor, considere a possibilidade de usar um sistema de som externo, com caixas ac�sticas dispersas pela sala.
O L�DER DA REUNI�O COMO OPERADOR DE V�DEO/ELETRICISTA
Conv�m voc� conhecer um pouco da instala��o e opera��o do sistema videocassete-televisor. Isso poder� poup�-lo de atrasos e pequenos aborrecimentos, pois h� muitos pequenos problemas que podem ser prevenidos e/ou solucionados sem exigir grandes conhecimentos t�cnicos.
1. SISTEMAS DE CORES - H� dois sistemas de cores em uso no Brasil: NTSC (Americano) e PAL-M (Brasileiro). Todos os aparelhos de videocassete fabricados no Brasil s�o compat�veis com ambos os sistemas, apenas para reprodu��o. O Sistema PAL-M � utilizado nas transmiss�es de televis�o, e nas grava��es caseiras de v�deo feitas com equipamentos nacionais. O sistema NTSC � utilizado para grava��es comerciais de v�deo. As fitas da SIAMAR, salvo especifica��o contr�ria no pedido, s�o gravadas no sistema NTSC. (O sistema de cores � indicado no r�tulo da fita.) Os dois sistemas s�o compat�veis entre si em preto e branco, ou seja, se n�o aparecer imagem nenhuma, n�o se trata de um problema de compatibilidade de sistema de cores. Observe-se que esses sistemas n�o s�o compat�veis com os sistemas europeus, PAL-G e SECAM. Para se passar de um sistema para outro � preciso um transcoder, um circuito instalado interna ou externamente no videocassete e/ou na TV. Os aparelhos de fabrica��o nacional, os fabricados especialmente para o Brasil (geralmente indicados pelo sufixo �BR� ou �M� no c�digo do modelo) e os transcodificados j� t�m este circuito incorporado. Alguns fazem a sele��o do sistema de cores automaticamente; os outros t�m um seletor (PAL-M/NTSC) no qual � preciso indicar o sistema de cores. E h� alguns seletores que t�m tr�s posi��es: PAL-M, AUTO e NTSC. Nestes, s� � preciso tirar da posi��o AUTO se o sistema n�o conseguir estabilizar as cores. Existem outros sistemas, mais raros, que incluem um transcodificador na TV, por�m s�o t�o variados que fogem ao escopo desta exposi��o.
2. TRACKING (rastreamento) - Tracking � o ajuste da �posi��o� da grava��o na fita, uma caracter�stica que pode apresentar varia��o de um aparelho para outro. Se aparecem chuviscos horizontais na parte superior ou inferior da tela, � preciso ajustar o tracking, girando o bot�o correspondente (�s vezes fechado pelo painel frontal) ou apertando as teclas (+ ou -) at� que o problema desapare�a. Alguns v�deos t�m um outro bot�o, indicado como slow tracking, que serve apenas para estabilizar a imagem durante parada de cena. Alguns v�deos mais modernos t�m rastreamento digital (digital tracking), e n�o devem apresentar este problema.
3. PAUSE - O uso prolongado e/ou freq�ente da parada de cena (PAUSE) encurta a vida das cabe�as de grava��o/reprodu��o do videocassete e da fita. Conv�m n�o usar desnecessariamente. Al�m disso, ele normalmente se desativa sozinho, se deixado por mais de alguns minutos.
4. A LIGA��O VIDEOCASSETE-TV - H� duas maneiras b�sicas de se ligar o videocassete � televis�o. A op��o (b), abaixo, s� � poss�vel com Tvs �monitoradas�, ou seja, que tenham duas tomadas, V�DEO IN e AUDIO IN, geralmente na parte traseira.
(a) - LIGA��O RF - Nesta liga��o, o videocassete funciona como uma emissora de TV, operando no canal 3 ou 4. Verifique qual destes n�o � utilizado como canal de TV na sua regi�o e ajuste a chave seletora (geralmente na parte traseira do videocassete) para a posi��o correspondente. Sintonize o televisor no mesmo canal e, tocando uma fita qualquer, ajuste a sintonia fina (veja o manual de instru��o da TV). A liga��o entre o videocassete e a TV deve ser feita atrav�s de cabo coaxial de 75 ohms, com tomadas tipo �F�. Dependendo do modelo da TV, pode ser preciso usar um �baloon�, para converter de 75 ohms para 300 ohms. Evite usar o fio chato de 300 ohms com um �cachimbo� na sa�da do v�deo, pois ele captar� toda a interfer�ncia existente no local, especialmente se for longo.
O cabo de liga��o RF deve ser ligado:
- no v�deo: na tomada RF OUT ou OUT TO TV
- no televisor: na tomada de entrada de antena
(b) - LIGA��O MONITORADA - Neste caso, se o monitor tiver sintonia (canais de TV), � preciso achar uma chave TV/MONITOR ou TV/V�DEO e coloc�-la na segunda op��o. A liga��o � feita atrav�s de um cabo blindado duplo com tomadas tipo RCA, duas delas em cada extremidade, portanto quatro no total. � importante identificar qual corresponde a qual na outra extremidade.
Alguns videocassetes, monitores e tel�es utilizam tomadas tipo BNC, caracterizadas pelo encaixe tipo baioneta, somente para v�deo, e outros ainda para ambas as conex�es. Assegure-se de ter os cabos certos, e de comprimento suficiente.
5. TAMANHO DA TELA - � importante que todos possam ouvir e ver bem. �s vezes, h� lugares (isso � muito comum em hot�is), onde n�o h� disponibilidade de Tvs maiores do que 14� ou 16�. N�o se apavore se puder conseguir mais televisores e um DIVISOR DE ANTENA. Com ele, mais os cabos necess�rios, voc� poder� ligar dois, tr�s, quatro, ou at� mais televisores posicionados estrategicamente pela sala, de modo que todos possam ver e ouvir bem.
6. TEL�ES - Conv�m voc� saber que um tel�o, ou projetor de v�deo requer ajustes delicados e precisos a cada vez que for mudado de lugar. Se n�o souber faz�-lo, certifique-se de que haja um t�cnico habilitado para faz�-lo antes da sua apresenta��o.
GUIA PARA SOLU��O DE PROBLEMAS
1. NADA FUNCIONA
a. Verifique se, ao desligar as luzes da sala, tamb�m n�o foi desligada a tomada � qual foram ligados os equipamentos.
b. Se n�o desligou a luz da sala, verifique se a tomada que utilizou tem for�a.
c. Verifique se algu�m (ou voc� mesmo) n�o ligou o(s) equipamento(s) de 110 volts numa tomada de 220 volts, assim queimando fus�veis internos do(s) mesmo(s).
d. Verifique as extens�es de fios, se estiver usando, e todas as liga��es, do aparelho at� a tomada de for�a.
2. A TV N�O FUNCIONA
a. Verifique todos os itens de (1).
b. Verifique se a TV n�o tem uma chave que s� permite sua liga��o atrav�s do controle remoto.
c. Verifique se a TV n�o est� em �STAND-BY�, ou seja, ligada, mas aguardando comando por mais uma tecla para proporcionar som e imagem instant�neos.
3. O V�DEO N�O FUNCIONA
a. Verifique todos os itens de (1). (se nem o rel�gio acender)
b. Verifique se a tecla ou chave TIMER n�o est� acionada.
4. TUDO FUNCIONA, MAS N�O H� SOM NEM IMAGEM
a. Verifique as liga��es entre v�deo e TV (OUT do v�deo ligado a IN da TV).
b. Verifique a tecla TV/VTR. (Deve ficar na posi��o VTR.)
c. Verifique a escolha do canal (3 ou 4), e a correspondente sintonia na TV. Ajuste a sintonia fina.
d. Em caso de TV monitorada, verifique se, por engano, n�o inverteu os cabos de AUDIO e V�DEO.
5. H� SOM, MAS N�O H� IMAGEM
a. Veja (4c).
b. Em caso de TV monitorada, verifique a liga��o entre a TV (V�DEO IN) e o videocassete (V�DEO OUT).
c. Verifique os controles de brilho e contraste da TV.
6. H� IMAGEM, MAS N�O H� SOM
a. Veja (4c).
b. Em caso de TV monitorada, verifique a liga��o entre a TV (AUDIO IN) e o videocassete (AUDIO OUT).
c. Se o v�deo for estereof�nico, e a TV monitorada, experimente usar o outro canal de som (LEFT ou RIGHT).
7. IMAGEM RUIM
a. Ajuste a TV (luminosidade, contraste, cor etc.)
b. Verifique (4c).
c. Verifique o ajuste de TRACKING do v�deo.
d. Pode ser que as cabe�as do v�deo estejam sujas ou gastas. Isto requer manuten��o por um t�cnico especializado.
8. IMAGEM EM BRANCO-E-PRETO, OU CORES PISCANDO
Sistema de cores errado. Verifique a(s) chave(s) do(s) transcodificador(es) no v�deo e/ou TV.
Esta �dica� foi elaborada pela equipe t�cnica da Siamar, e inspira partes do livro �Consultoria: O Caminho das Pedras�, editado pela Central de Neg�cios Editora e Marketing.
